PERENCANAAN MANAJEMEN UMUM

                                                     MANAJEMEN UMUM

1.       PROSES PERENCANAAN.

A.      PENGERTIAN PERENCANAAN.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan

B.      TAHAP DASAR PROSES PERENCANAAN.
Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
. Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang  jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya  sumberdayanya secara tidak efektif.

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini
. Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik  yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.

Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
. Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.

Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan
. Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

C.      RENCANA OPERASIONAL.

Perencanaan Operasional ( Operational Planning) Adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. Ia merupakan terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang.
Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu).
Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah. Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.
Langkah-Langkah Membuat Rencana Operasional
Perencanaan operasional umumnya merupakan turunan, terjemahan atau ejawantah dari tujuan umum perusahaan dalam rentang waktu tertentu (selama satu tahun umpamanya) berikut rencana stragtegis yang sudah ditetapkan oleh manajemen. Walau demikian perencanaan operasional dapat juga digunakan oleh individu untuk keperluan pribadinya, bahkan dianjurkan agar pekerjaannya terarah dan terorganisir dengan baik.
Bentuk perencanaan operasional cukup sederhana, tetapi penulisannya membutuhkan ketelitian yang cukup tinggi.
Berikut langkah-langkah yang biasa diambil untuk membuat perencaan aksi :

1.    Tentukan hal-hal, pekerjaan atau tugas-tugas apa saja yang akan dikerjakan. Upayakan selalu menggunakan ungkapan yang spesifik. Tidak cukup hanya mencantumkan ’menulis surat’, tetapi lebih baik ’menulis surat perkenalan untuk dikirimkan ke 100 perusahaan melalui pos’.

2.    Tunjuk siapa yang akan mengerjakan penulisan surat itu dan cantumkan namanya. Pilih orang yang tepat dan kompeten.

3.    Tetapkan waktunya. Kapan mulai dan kapan harus tuntas. Perkirakan dengan teliti waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Tambahkan satu dua hari untuk berjaga-jaga kalau-kalau muncul halangan di tengah jalan.

4.    Hitung biaya yang dibutuhkan dengan cermat. Ada baiknya dinaikkan sedikit, 10% umpamanya untuk mengantisipasi kenaikan harga atau hal-hal lain yang tak terduga.

5.    Tetapkan poin-poin yang akan dikontrol. Dalam hal surat tadi umpamanya ejaan yang tepat, kalimat yang efektif, lay-out yang menarik, bahasa yang santun, isi pesan yang mengena, penanggalan yang benar, bentuk lipatan dan lain-lain yang dianggap perlu.

6.    Terakhir pikirkan cara memonitor atau mengawasi pekerjaan itu. Dengan melihat langsung, memeriksa secara rinci, hanya cukup dengan laporan lisan dari petugas atau bagaimana. Seperti dalam tugas penulisan surat tadi, kita menetapkan proofreading dan editing sebelum diprint atau diprint dulu samplenya baru dicheck, umpamanya. Terserah cara yang mana saja bisa dipakai.

D.     RENCANA STRATEGIK.

Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.
Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis :

1.    Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya.

2.    Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya.
Perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan organisasi.

3.    Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Berbagai teknik analisis bisnis dapat digunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory).
Perencanaan Strategis ( Strategic Planning ) adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi di masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan ( Kerzner , 2001 )
Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis / strategic planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).
Perencanaan strategis secara eksplisit berhubungan dengan manajemen perubahan, hal ini telah menjadi hasil penelitian beberapa ahli (e.g., Ansoff, 1965; Anthony,1965; Lorange, 1980; Steiner, 1979). Lorange (1980), menuliskan, bahwa strategic planning adalah kegiatan yang mencakup serangkaian proses dari inovasi dan merubah perusahaan, sehingga apabila strategic planning tidak mendukung inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan.

2.     PENETAPAN TUJUAN.

A.      MISI DAN TUJUAN ORGANISASI.

VISI ORGANISASI.
· Visi Organisasi adalah suatu skenario masa depan organisasi yang diusahakan untuk diwujudkan
· Visi Organisasi adalah gambaran masa depan organisasi yang atraktif dan realistik
· Visi Organisasi merupakan artikulasi arah dan cita-cita yang hendak dicapai di masa depan, suatu masa depan yang lebih baik, lebih berhasil, atau lebih mendekati harapan
· Visi Organisasi merupakan cerminan dari pemahaman yang mendalam dan luas dari kecenderungan organisasi yang akan mengarahkan usaha organisasi kini dan masa depan

MISI ORGANISASI.
Misi Organisasi adalah suatu pernyataan organisasi tentang apa yang dianggap sebagai tanggungjawabnya untuk diwujudkan selama suatu kurun waktu tertentu dalam rangka merealisasikan visi organisasi di masa depan.

HAKEKAT MISI ORGANISASI DAN MAKNANYA BAGI ORGANISASI :

1. Misi organisasi adalah penjabaran secara konseptual dari alasan keberadaan dan legitimasi organisasi

2. Misi organisasi mencerminkan komitmen organisasi untuk memenuhi tanggungjawabnya kepada semua pihak yang berkepentingan dan terkait dengannya

3. Misi organisasi mencerminkan pola implementasi tata nilai yang dijunjung tinggi di lingkungan organisasi yang bersangkutan.

B.      FUNGSI TUJUAN ORGANISASI.

1.      Pedoman bagi kegiatan

2.      Sumber legitimasi

3.       Standar pelaksanaan

4.       Sumber motivasi

5.       Dasar rasional pengorganisasian

C.      MANAJEMEN BY OBJECTIVE.

Manajemen berasal dari kata to manage yang berarti mengatur (Malayu S.P. Hasibuan, 2003: 1). Manajemen merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan. Yang diatur dalam manajemen antara lain adalah: manusia, uang, metode, material, mesin, pasar, dan sebagainya. Komponen-komponen tersebut diatur agar berdaya guna, berhasil guna, terintegrasi, dan terkoordinasi dalam mencapai tujuan yang optimal. Pengaturan komponen-komponen tersebut melalui suatu proses yang terdiri dari:

1) perencanaan,

2) pengorganisasian,

3) pengarahan, dan

4) pengendalian.

Malayu S.P. Hasibuan mendefinisikan manajemen sebagai ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

● Prinsip Manajemen By Objective.
            Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi. Management by objective (MBO) atau manajemen by objective atau manajemen sesuai objektif adalah suatu proses persetujuan terhadap objektif di dalam satu organisasi sehingga manajemen dan karyawan menyetujui objektif ini dan memahami apa posisi mereka di dalam organisasi tersebut
Management by objective (MBO) atau juga disebut (diterjemahkan) Manajemen Berdasarkan Sasaran, yaitu suatu cara untuk melibatkan para karyawan di dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut pekerjaan mereka. (Sondang P. Siahaan: 2004: 362).
Menurut Nanang Fattah (2009: 33) menjelaskan bahwa Management by objective (MBO) merupakan teknik manajeman yang membantu memperjelas dan menjabarkan tahapan tujuan organisasi. Lebih lanjut Nanang Fattah menjelaskan bahwa dengan Management by objective (MBO) dilakukan proses penentuan tujuan bersama antara atasan dan bawahan.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Management by objective (MBO) adalah suatu cara di dalam mencapai sasaran hasil maupun dalam merencanakan program melibatkan semua pihak (stakeholders) pada lembaga yang bersangkutan.

3. PEMBUATAN KEPUTUSAN.

Pengambilan keputusan (desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan. Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusn alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik.

Secara umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya adalah :

1. G. R. Terry : Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin.

2. Claude S. Goerge, Jr : Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif.

3. Horold dan Cyril ODonnell : Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.

4. P. Siagian : Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta dan data, penelitian yang matang atas alternatif dan tindakan.

A. TIPE – TIPE KEPUTUSAN.

Tipe-tipe keputusan terbagi menjadi tiga, yaitu:
1. Keputusan-keputusan yang di program(programmed decisions) adalah satu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan dan prosedur.keputusan ini rutin dan dilakukan berulang-ulang.
2. Keputusan-keputusan yang tidak di program(non-programmed decisions)adalah suatu keputusan yang berkenan dengan masalah-masalah khusus , khas dan tidak terbiasa.
3. Keputusan-keputusan dengan kepastian , resiko  dan ketidak pastian, dimana pembuatan keputusannya untuk masa depan atau masa yang akan datang.

B. PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN.

Proses pembuatan keputusan yang efektif:

1. Pemahaman dan perumusan masalah,bahwa setiap keputusan harus dapt dipahami dengan perumusan masalah yang tepat dan akurat.
2. Pengumpulan dan analisa yang relevan,bahwa setiap pengumpulan keputusan harus mempunyai analisa yang relevan dan nyata dalam pengambilan keputusan.
3. Pengembangan alternatif-alternatif ,bahwa setiap pengembangan keputusan-keputusan dalam perumusan dan pengumpulan data harus dikembangkan secara alternatif-alternatif suatu keputusan.
4. Evaluasi alternatif-alternatif,bahwa setiap mengevaluasi suatu keputusan harus dengan komposisi,data yamg lemgkap dan seimbang.
5. Pemilihan alternatif terbaik,bahwa setiap pemilihan suatu keputusan harus dengan konsep-konsep data alternatif yang terbaik.
6. Implementasi keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai perlengkapan yang matang dalam mengambil suatu keputusan.
7. Evaluasi hasil-hasil keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai hasil-hasil yang akurat ,analisa yang tepat.yang nantinya dapat di evaluasi dan di kembangkan kembali sehingga menjadi hasil yang memuaskan.
   
   

C.      KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN.

Pembuatan Keputusan Kelompok.

Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok adalah sebagai berikut:

Kebaikan

Kelemahan

Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar. Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi. Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar. Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual. Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an. Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

1. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. 5. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.